Descrizione generale

Il cuore di FilePrimer (l'applicazione server e il database) girano su piattaforma Windows con sistema operativo 2000, 2003 o 2005, e l'ultima versione disponibile di Microsoft SQL Server. I dati relativi ad ogni singola pubblicità, tabellare o classificata, e le informazioni di controllo per ogni singola inserzione sono archiviati nel database. Le postazioni client possono essere sia PC che Mac, e l'applicativo supporto sia Quark XPress che Adobe InDesign o Illustrator.
FilePrimer si integra in modo stretto e trasparente con il server OPI, per sfruttarne i miglioramenti di performance e per fornire degli strumenti di gestione dato il grande numero di file pubblicitari ed elementi correlati che vengono archiviati temporaneamente nell'OPI stesso.
FilePrimer nativamente è in grado anche di fungere da sistema di data-entry per le prenotazioni di spazi pubblicitari, anche se nella maggior parte delle installazioni è integrato con il sistema di booking preesistente. Importando i dati dal sistema pubblicitario genererà il materiale richiesto e collegherà automaticamente questo ai vari elementi usati per generarlo e già connessi al cliente intestatario della pubblicità.
La gestione del flusso per la produzione della pubblicità verrà definito nella fase di configurazione che può essere estremamente accurata. Il flusso potrà prevedere ogni passaggio, dalla modifica della prenotazione o dalla generazione della cartella dell'esecutivo fino alla gestione degli stati di lavoro intermedi per garantire che le informazioni giungano ai diretti interessati (gli operatori del sistema).
FilePrimer raccoglierà una serie di informazioni legate alla prenotazione di ogni singola inserzione e archiviate nel database. Queste informazioni saranno usate per generare automaticamente dei documenti con la dimensione necessaria per la singola pubblicità. Invece le informazioni relative ai singoli materiali e quelle generate nelle varie fasi della produzione saranno archiviate per usi amministrativi e di controllo.
Un client FilePrimer (un semplice software) verrà installato sulle postazioni Mac o PC usate per la creazione delle pubblicità. In questo modo gli utenti potranno accedere alle informazioni relative ai materiali che stanno producendo in base ai permessi concessi (e collegati alle password). Attraverso un elenco, gli utenti potranno vedere sia i lavori da svolgere sia quelli per i quali sono autorizzati a compiere specifiche operazioni.
Aprendo una pubblicità da XPress, InDesign o Illustrator, genererà un documento il cui nome corrisponderà ad un "codice materiale" univoco. Tale funzione è completamente automatizzata usando i dati contenuti nel db. Questa importante funzione di FilePrimer (autogenerazione dei nomi dei file) risolve tutti i problemi di file nominati in modo non corretto e, conseguentemente, perduti.
Punto centrale del sistema è l'archiviazione di tutti gli elementi che compongono una pubblicità. Ciò viene realizzato attraverso una specie di contenitore digitale dove tutti gli elementi afferenti una pubblicità verranno convogliati automaticamente per essere poi indirizzati all'operatore che ha in carico quella pubblicità.
Grazie al database, FilePrimer si occupa di associare gli elementi, tenere traccia degli eventi, bloccare e sbloccare pubblicità, foto e loghi usati nelle diverse inserzioni pubblicitarie. L'applicativo di gestione (l'Admin) permette ai supervisori di sapere chi ha fatto cosa e lo stato del lavoro.
Grazie alle informazioni contenute nel database, stati e allarmi, FilePrimer notifica l'attuale stato della produzione a chi è autorizzato a controllarlo. Il database può essere interrogato, ricercato full text all'interno della scheda pubblicità. Queste funzioni permettono, in buona sostanza, di creare un'area specifica con tutti i materiali richiesti dall'utente.
FilePrimer fornirà all'operatore incaricato di produrre una pubblicità tutti gli elementi necessari, eliminando gli sprechi di tempo in cercare e recuperare i file prima di iniziare la produzione del materiale. Ad esempio, se il cliente finale ha già fatto uso di loghi, questi verranno immediatamente messi a disposizione dell'operatore che deve produrre un'altra pubblicità per lo stesso cliente. Analogamente ciò può avvenire per altri file collegati al cliente (font, foto ecc).
Appare quindi chiaro come il FilePrimer sia usato dagli operatori per recuperare e inviare file ai server, permettendo inoltre al sistema di tenere traccia di tutti gli eventi connessi a questo traffico (tempi di realizzazione, ora di chiusura, eventuali rifacimenti ecc).
Le procedure facilitate di gestione file garantiscono una rapida e sicura cancellazione di tutti i file non necessari (e duplicati) dal fileserver. Ad esempio, il database può essere configurato in modo da cancellare automaticamente tuute le pubblicità di una determinata categoria dopo un certo numero di giorni dalla pubblicazione. Similmente si possono gestire le operazioni di messa offline e di archiviazione.
FilePrimer mette a disposizione un set di librerie, per semplificare il problema della gestione di loghi o di immagini usate ripetutamente; ciò permette all'operatore di creare sue librerie personali di loghi/immagini associate ad un determinato cliente, ad un lavoro o semplicemente a suo uso personale. Quando viene creata una pubblicità per un determinato "cliente", la libreria di quel "cliente" sarà immediatamente disponibile per una semplice selezione delle immagini necessarie. Ogni libreria è memorizzata nel db SQL, completa di informazioni e anteprime delle immagini.
Aggiornare e gestire una libreria con FilePrimer permette di salvare solo un'immagine in alta risoluzione per ogni file (basti pensare a loghi usati frequentemente come quello della VISA).
FilePrimer può gestire ogni fase della produzione della pubblicità. Ciò include, ad esempio, la fase di "preflight" con prodotti di terze parti come OneVision Azura o Enfocus. L'integrazione è completamente trasparente all'utente. Se il preflight è uno dei passi del flusso di produzione, e se l'immagine automaticamente sottoposta al preflight viene certificata, FilePrimer sposta la pubblicità al passo successivo; se invece viene respinta, un messaggio di avviso, che segnala il problema, viene inviato all'operatore e/o al suo supervisore.
Il database conserva tutte le informazioni necessarie per ogni pubblicità; gestisce le copie di una pubblicità in caso di ripetizioni con modifica, in modo semplice e veloce. Anzi, supportanto in modo completamente automatico le ripetizioni delle inserzioni, in caso di necessità recupererà il file digitale e lo invierà alla produzione senza intervento di un operatore. Qualora invece si tratti di un ripete con modifica, preparerà una copia del file da sottoporre all'operatore che ha in carico la commessa. Queste funzioni abbattono in modo drastico i tempi di lavorazione e riducono in modo sensibile gli errori umani.